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关于认真做好2011年前档案移交进馆工作的通知
发布日期:2016-01-26  浏览量:616

区各有关单位:

为了确保国家和社会有保存价值的档案得到完整保存和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》的规定,区档案馆将依法对机关部分单位到期档案进行集中接收进馆。现将有关事项通知如下:

一、移交档案的内容

2016年接收区委办等单位(见附件一)2011年前(含2011年)形成的永久、长期、30年保存的文书及其他门类、载体的档案(含声像、照片等特殊载体)。

二、档案移交的要求

1、案卷质量。文书档案按照《归档文件整理规则》中“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用”的整理原则,保管期限按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》划分,卷内目录、备考表、盒脊书写工整、准确。其他门类(如照片、科技、声像、电子、载体等)档案质量应符合相应的规范标准。所移交进馆的档案必须具备纸质和全文扫描(刻录光盘)两种,移交前各单位应将所移交的档案认真进行全文扫描,并刻录光盘,经区档案局检查符合进馆要求后,一并移交进馆。本单位不具备全文扫描条件的,可委托区档案馆完成所移交档案的全文扫描。

2、检索工具。归档文件目录必须具备纸质版和电子版两种。移交前各单位应认真进行清理核对,确保文件、纸质目录、电子目录位置相符,并经区档案局检查符合进馆要求后方可移交。

3、编研材料。应具备全宗介绍(由封页、正文、备注三部分组成,其中正文包括全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍三部分)、组织机构沿革(包括五大要素:机关性质和主要职能、隶属关系、人员编制、内部机构设置、领导成员的组成)、大事记(按时间顺序,用简明的文字记载立档单位一定历史时期发生的重大事件)、基础数字汇编(以数字语言反映立档单位的某一方面或几方面基本情况的史料型参考资料)。

4、工作要求。各单位应将档案移交进馆工作作为一项重要工作摆上议事日程,强化组织领导和保障,下属办公室及档案员应按通知要求和档案管理规范化抓好落实,确保在规定时间内(日期安排见附件一),完成档案移交进馆工作。

三、移交计划

在移交档案之前本馆将对拟移交单位的档案进行初步检查,请所有拟移交单位于2016年2月29日-2016年3月4日期间,将2011年前的文书档案永久或30年每年一盒带至本馆进行初检。所有单位根据本馆检查要求整改完成之后,按照《档案移交进馆日程安排》(附件一)做移交准备,区档案局将按照“合格一家,接收一家”的方式做好档案接收工作,拒不按照规定进行档案移交的,本馆将依据国家相关法律法规进行处理。

联系人:倪文波    联系电话:88918895

 

附件一:《档案移交进馆日程安排》

附件二:《档案移交清单》

 

 

京口区史志档案办公室

二0一六年一月二十六日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件一:

档案移交进馆日程安排

 

移交日期

移交单位

3月28日上午

区委办

3月28日下午

政府办

3月29日上午

宣传部

3月29日下午

统战部、工商联

3月30日上午

政法委

3月30日下午

机关工委

3月31日上午

纪  委

3月31日下午

工  会、关工委

4月1日上午

团  委、妇  联

4月1日下午

电  台

4月4日上午

信访局

4月4日下午

农  委

4月5日上午

卫计局

4月5日下午

国资中心

附件二:

档  案  移  交  清  单

移交单位:

所属年度

文书档案

专门档案

备注

永久

长期

30年

永久

长期

永久

长期

永久

长期

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

接收单位(盖章):                  移交单位(盖章):

接 收 人(签章):                  移 交 人(盖章):

 

 

                       移交日期:        年    月    日

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