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实物档案的整理方法
发布日期:2014-11-20  浏览量:813

为了做好荣誉实物档案的整理、归档、保管工作,增强本单位干部、职工的荣誉感和责任心,发扬爱岗敬业精神,调动人们的积极性,为两个文明建设多作贡献。因此,对荣誉实物档案的整理,归档方法进行修改,使更加规范化、标准化,为保管和提供利用更加方便快捷。拟如下整理方法:

一、归档范围: 
    
1、奖品:奖旗、奖杯、奖牌、奖章等受奖物品
    
2、证书:荣誉证书、认可证书等
    
3、纪念品:纪念册、纪念杯、纪念画、题词等等

二、整理要求:
    
1、材料必须完整、齐全。
    
2、以物件为立档单位,一件一卷。
    
3、统一编号、装盒、上柜、集中保管,实物不能装盒的,可分散存放在阅览室资料柜之内。
    
4、档案材料拿回单位后,即可编目、归档。
    
5、编写档案号:
J 1
│ │ │
│ │ └─── 
案卷号
│ └───── 
一级属类代号(如锦旗类) 
└──────── 
大类代号
    
三、案卷整理:
    
1、按锦旗类、证书奖状类、奖杯奖牌类颁发时间先后编流水号,然后按不同属类载体进入存放位置。如锦旗、奖状等实物,分别装盒编案卷号,装箱上架,无法装盒的实物也编上案卷号后才摆放在阅览室资料柜中。
    
2、锦旗、证书奖状类的荣誉实物档案要编制卷内目录一式二份,一份与相对应的案卷目录组合在一起装订成实物档案目录。一份粘贴在案卷盒内。
    
3、案卷题名的书写,内容要确切,文字要简练、清晰。
    
4、荣誉实物档案盒封面要用胶字粒盖上大类号、属类号、案卷号。 
    
5、按内容划分保管价值,分别鉴定保管期限,一般为永久、长期、短期三种。
    
6、荣誉实物档案要分别拍成照片,按声像档案要求保存。
    
7、荣誉实物档案作专门档案单独保管。

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