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江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范
发布日期:2014-11-20  浏览量:510

1  组织管理

1.1  管理职责

1.1.1  组织学习、宣传档案法律法规,增强全员档案意识。

1.1.2  档案工作纳入单位年度工作计划。

1.1.3  档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书。

1.1.4  重视档案工作,保障档案工作所需经费。

1.2  机构人员

1.2.1  成立综合性档案工作机构,各种门类、载体档案集中统一管理。

1.2.2  建立健全档案管理网络。

1.2.3  适应档案工作需要,配备档案工作人员。

1.3  管理制度

1.3.1  制订并落实档案工作制度。

1.3.2  有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。

1.4  业务联系

1.4.1  积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务。

1.4.2  对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。

2  基础业务

2.1  归档

2.1.1  制定文件材料归档范围和保管期限表。

2.1.2  应归档文件材料齐全完整。

2.1.3  文件材料归档及时。

2.1.4  文件材料形成质量符合归档要求。

2.1.5  收集与档案有关的资料。

2.2  整理

2.2.1  制定档案分类方案。

2.2.2  档案、资料整理上架。

2.2.3  档案整理符合国家有关规范要求。

2.2.4  档案排列有序。

2.3  保管

2.3.1  档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。

2.3.2  档案库房选址得当,有必要的防护措施。

2.3.3  配备符合要求的档案装具。

2.3.4  全宗卷符合规范要求。

2.3.5  存放索引或存放示意图清晰、准确。

2.3.6  坚持测记库房温湿度,定期检查档案。

2.3.7  对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。

2.4  鉴定统计

2.4.1  按规定开展档案鉴定工作。

2.4.2  开展档案收进、移出登记,建立档案统计台帐。

2.4.3  按同级档案行政管理部门的要求报送档案统计报表。

2.5  移交

2.5.1  及时向档案馆移交各门类、载体的档案。

2.5.2  及时向档案馆提供主动公开信息。

3  信息化建设

3.1  信息化建设规划

3.1.1  档案信息化与单位信息化同步规划实施。

3.2  信息化设备

3.2.1  配备必要的档案信息化设备。

3.3  管理系统

3.3.1  开展档案管理系统建设。

3.3.2  充分应用档案管理系统。

3.4  数据库

3.4.1  开展档案数据库建设。

3.4.2  开展档案数据库应用。

3.5  电子文件归档与管理

3.5.1  电子文件归档与管理符合规范要求。

3.6  信息安全

3.6.1  确保档案系统和信息数据安全。

4  开发利用

4.1  检索

4.1.1  编制全宗指南。

4.1.2  编制档案目录。

4.2  利用服务

4.2.1  档案人员熟悉库藏。

4.2.2  建立档案借阅登记和利用效果登记簿。

4.2.3  档案利用服务成效显著。

4.2.4  编有档案利用效果典型事例汇编。

4.3  编研

4.3.1  开展档案编研工作。

4.4  陈列展览

4.4.1  建立陈列室,举办档案陈列展览。

5  附则

5.1  本规范适用于本省辖区内除国家综合档案馆之外的各级各类机关、团体、企业事业单位。

5.2  本规范是各单位开展档案管理工作的标准,也是档案行政管理部门检查考核档案工作的依据。

5.3  本规范的实施内容见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》(附件一)。

5.4  本规范的测评方法见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评规程》(附件二)。

 

附件:1.《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则

      2.《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评规程

 


 

附件1:

《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则

 

编号

规  范  条  款

分值

测    评    细    则

备  注

1

组织管理

18

 

 

1.1

管理职责

4

 

 

1.1.1

组织学习、宣传档案法律法规,增强全员档案意识。

1

(1)组织全体人员学习《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》,并开展宣传活动,0.5分;

 

(2)有事例和记录说明成效,0.5分。

 

1.1.2

档案工作纳入单位年度工作计划。

1

近三年单位年度工作计划中列有档案工作内容,1分。

 

1.1.3

档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书。

1

(1)纳入领导岗位职责,0.5分;

 

(2)纳入单位档案员和部门兼职档案人员岗位职责或职位分类说明书中,0.5分。

 

1.1.4

重视档案工作,保障档案工作所需经费。

1

领导经常过问和检查档案工作,有效解决实际问题,单位档案工作所需经费有保障,1分。

 

1.2

机构人员

8

 

 

1.2.1

成立综合性的档案工作机构,各种门类、载体档案集中统一管理。

2

(1)有文件明确成立综合性的档案工作机构,1分;

 

(2)实现了单位各种门类、载体档案的集中统一管理,1分。

 

1.2.2

建立健全档案管理网络。

1.5

(1)档案管理网络健全,1分;

 

(2)能正常开展年度文件材料归档等档案业务活动,0.5分。

 

1.2.3

适应档案工作需要,配备档案工作人员。

4.5

(1)档案人员均具有大专以上文化程度,1分;

 

*(2)档案部门工作人员50%以上具有本科以上文化程度,0.5分;

 

(3)档案人员经过档案专业岗位培训并取得上岗资格,1分;

 

(4)档案人员工作认真负责,按时完成各项工作任务,1分;

 

*(5)近三年档案人员在省级以上刊物、档案专业会议发表、交流业务文章,或获得省级以上档案优秀科技成果奖励,1分。

 

1.3

管理制度

4

 

 

1.3.1

制订并落实档案工作制度。

2

制订并落实了文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、档案人员岗位责任制、电子文件归档管理等档案工作制度。

 

1.3.2

有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。

2

有具体措施或手段,如“三纳入”(档案工作纳入单位领导议事日程,纳入单位规章制度及工作流程,纳入单位有关部门和人员的经济责任制或岗位责任制)、“四参加”(档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题鉴定、建设项目验收、设备开箱)等保证档案的完整、准确、系统。

 

1.4

业务联系

2

 

 

1.4.1

积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务。

1

(1)按时完成同级档案行政管理部门布置的工作任务,0.5分;

 

(2)在档案行政管理部门近三年组织的有关检查中达到合格以上,0.5分。

 

1.4.2

对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。

1

(1)定期组织本系统和所属单位开展档案业务检查、交流活动,一年不少于一次,0.5分;

 

(2)开展对本系统和所属单位档案工作的业务指导,0.5分。

 

2

基础业务

53

 

 

2.1

归档

14

 

 

2.1.1

制定文件材料归档范围和保管期限表。

2

按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求编制了文件材料归档范围和档案保管期限表。

 

2.1.2

应归档文件材料齐全完整。

8

各种门类、载体的应归档文件材料齐全完整。

 

2.1.3

文件材料归档及时。

1

各种门类、载体的文件材料按规定及时归档。

 

2.1.4

文件材料形成质量符合归档要求。

2

(1)文件字迹材料符合国家规定的质量要求,1分;

 

(2)文件形成程序规范、签署完备、内容准确,1分。

 

2.1.5

收集与档案有关的资料。

1

收集与档案有关的资料和图书。

 

2.2

整理

11.5

 

 

2.2.1

制定档案分类方案。

1.5

分类方案涵盖本单位各种门类、载体的档案,类目设置合理,编号科学。

 

2.2.2

档案、资料整理上架。

1

各类档案、资料均已整理上架,无积存零散文件。

 

2.2.3

档案整理符合国家有关规范要求。

8

各类档案整理规范,符合国家和行业有关标准。

 

2.2.4

档案排列有序。

1

各门类、载体档案排列有序,方法统一。

 

2.3

保管

17

 

 

2.3.1

档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。

2

(1)设有独立的档案库房,1分;

 

(2)工作人员办公室与阅档室分开,1分。

 

2.3.2

档案库房选址得当,有必要的防护措施。

4

(1)库房选址得当,便于档案保管和利用,1分;

 

(2)配备温、湿度测记仪器设备,温、湿度控制设备,吸尘器,消防设备并正常使用,2分;

 

(3)采取了防盗、防光、防鼠、防有害生物等防护措施,1分。

 

2.3.3

配备符合要求的档案装具。

3.5

(1)有存放全部档案的金属柜架,1分;

 

(2)档案柜架有五年的余量,0.5分;

 

(3)档案柜架的式样、规格及质量符合国家和省有关规定,0.5分;

 

(4)档案卷皮、卷盒的式样、规格、质量符合有关规定,2000年后的档案卷皮、卷盒应为无酸制品,1分;

 

(5)档案装订材料符合质量要求,0.5分。

 

2.3.4

全宗卷符合规范要求。

1.5

建立了符合规范要求的全宗卷,1.5分。

 

2.3.5

存放索引或存放示意图清晰、准确。

1

建立了清晰、准确的存放索引或存放示意图,1分。

 

2.3.6

坚持测记库房温湿度,定期检查档案。

3

(1)坚持测记库房温湿度,且温湿度达到标准,1分;

 

(2)定期检查档案,有详细的检查记录,1分;

 

(3)档案无霉变、尘污及虫蛀鼠咬现象,1分。

 

2.3.7

对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。

2

破损、霉变、褪变档案进行了修复、复制等处理,2分。

 

2.4

鉴定统计

4.5

 

 

2.4.1

按规定开展档案鉴定工作。

2

(1)成立鉴定小组,0.5分;

 

(2)按期完成到期档案的鉴定工作,并有鉴定记录,1分;

 

(3)销毁手续完备,0.5分。

 

2.4.2

开展档案收进、移出登记,建立档案统计台帐。

1.5

(1)建有收进、移出登记簿并及时进行登记,且签字手续完备,0.5分;

 

(2)对各类档案建立了统计台帐,0.5分;

 

(3)统计数据准确,0.5分。

 

2.4.3

按同级档案行政管理部门的要求报送档案统计报表。

1

按同级档案行政管理部门的要求及时、准确报送档案统计报表。

如申报单位没有向档案行政管理部门报送统计报表任务,此条不扣分。

2.5

移交

6

 

 

2.5.1

及时向档案馆移交各门类、载体的档案。

4

(1)按规定及时移交各类纸质档案,2分;

如申报单位没有向档案馆移交档案任务,此条不扣分。

(2)按规定及时移交照片、录音、录像、实物、电子等特殊载体的档案,1.5分;

(3)交接手续完备,0.5分。

2.5.2

及时向档案馆提供主动公开信息。

2

按规定及时向档案馆提供主动公开信息的纸质和电子文本。

如申报单位没有向档案馆提供主动公开信息任务,此条不扣分。

3

信息化建设

23

 

 

3.1

信息化建设规划

2

 

 

3.1.1

档案信息化与单位信息化同步规划实施。

2

(1)档案信息化列入单位信息化建设规划,并同步实施,1分;

 

*(2)在单位网站上设立档案工作专栏,1分。

 

3.2

信息化设备

3.5

 

 

3.2.1

配备必要的档案信息化设备。

3.5

(1)配备了计算机、光盘刻录机、复印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机等专用设备,2.5分;

 

*(2)配备了档案工作专用服务器,1分。

 

3.3

管理系统

5

 

 

3.3.1

开展档案管理系统建设。

3.5

(1)配备符合要求的档案管理系统,1分;

 

*(2)在单位办公自动化系统和业务系统设立档案管理功能模块,或有单独的档案管理网络系统与之对接,实现在线归档,1.5分;

如申报单位无办公自动化系统或业务系统,此条不得分。

(3)系统符合全省统一的数据结构标准和国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》的要求,1分。

 

3.3.2

充分应用档案管理系统。

1.5

档案管理系统的各项功能得到充分应用,档案工作各环节运用计算机管理,1.5分。

 

3.4

数据库

6

 

 

3.4.1

开展档案数据库建设。

5

(1)建成室藏全部档案的文件级目录数据库(特殊类型档案可只录入案卷级目录),2分;

 

*(2)建立重要、利用频繁的纸质档案的全文数据库,2分;

 

*(3)建立照片、音频、视频档案多媒体数据库,1分。

 

3.4.2

开展档案数据库应用。

1

*可在内部局域网上查阅档案目录和全文,1分。

 

3.5

电子文件归档与管理

4.5

 

 

3.5.1

电子文件归档与管理符合规范要求。

4.5

*(1)电子文件的真实性、完整性和有效性得到保证,0.5分;

 

*(2)电子文件的数据结构和格式符合规范要求,0.5分;

 

*(3)已归档电子文件(包括在线归档和脱机归档)符合标准和规范要求,并根据档案行政管理部门要求移交电子文件中心,2.5分;

 

*(4)归档电子文件的移交、接收、保管、利用与统计符合规范要求,1分。

 

3.6

信息安全

2

 

 

3.6.1

确保档案系统和信息数据安全。

2

(1)档案信息化建设符合《江苏省档案信息化建设安全保密管理办法》的要求,1分;

 

(2)采取必要措施,确保档案数据、上网档案信息和档案系统的安全,1分。

安全措施主要指防火墙、杀毒软件、权限设定、操作日志、身份识别、防错漏防调换标记等。

4

开发利用

26

 

 

4.1

检索

4.5

 

 

4.1.1

编制全宗指南。

2

(1)编有全宗指南,1分;

 

(2)符合《全宗指南编制规范》要求,1分。

 

4.1.2

编制档案目录。

2.5

(1)文书档案编有案卷目录、全引目录或归档文件目录,1.5分;

 

(2)其他门类、载体档案编有档案目录,1分。

 

4.2

利用服务

8.5

 

 

4.2.1

档案人员熟悉库藏。

2.5

十五分钟内调五份文件,每准确调出一份得0.5分。

 

4.2.2

建立档案借阅登记和利用效果登记簿。

2

(1)有借阅登记簿,近三年的借阅利用情况填写齐全,1分;

 

(2)有利用效果登记簿,近三年的利用效果情况填写齐全,1分。

 

4.2.3

档案利用服务成效显著。

2

(1)档案人员接待利用者热情、耐心,0.5分;

 

(2)档案工作为本单位及社会有关方面服务取得显著成效,1分;

 

*(3)根据单位年度工作计划和重大活动安排情况制定主动提供档案利用服务计划并较好落实,0.5分。

 

4.2.4

编有档案利用效果典型事例汇编。

2

(1)首次申报评估的单位汇编有10个以上档案利用效果典型事例,以后每年应至少有两个典型事例,1.5分;

 

(2)向单位领导和各部门分发档案利用效果典型事例汇编,0.5分。

 

4.3

编研

10

 

 

4.3.1

开展档案编研工作。

10

(1)编有大事记汇编、组织机构沿革、发文汇集,3分,三种汇编及其质量,各1分(能够实现网上查阅全文的,视同有发文汇集);

 

(2)编有四种其他适用的编研材料,4分,每种1分;

 

*(3)近三年每年至少有一种三次加工编研成果,3分,每种1分。

 

4.4

陈列展览

3

 

 

4.4.1

建立陈列室,举办档案陈列展览。

3

*设有陈列室,并以丰富的内容、多样的形式,反映本单位的历史沿革和发展历程,展示本单位的重大活动、重大事件、重要成果和主要荣誉,成为本单位开展职工教育的场所和对外接待宣传的窗口。

申报五星级的单位陈列室使用面积在60平方米以下的,此条不得分。

 


附件2:

《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评规程

 

    1. 为推动本规范的贯彻实施,提高全省机关、团体、企业事业单位档案工作水平,档案行政管理部门组织对《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》实施情况进行测评。

    2. 测评分为五星级、四星级、三星级、二星级、一星级共五个等级,五星级为最高等级。

    3. 测评依据《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》进行,满分120分,其中标“*”的条款(共20分)仅适用于五星级和四星级的测评。测评得分115分及以上(其中标“*”条款不少于18分)为五星级档案工作单位;测评得分100-115分(不含,其中标“*”条款不少于10分)为四星级档案工作单位;测评得分90-100分为三星级档案工作单位;测评得分80-90分(不含)为二星级档案工作单位;测评得分70-80分(不含)为一星级档案工作单位。

    4. 申报五星级档案工作单位应有10年以上的档案室藏或档案数量5000卷以上。

    5. 单位对照《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》进行自检,认为已达到某个等级可自愿申报测评。取得相应等级后须经过一年以上巩固和提高,才能申报更高等级的测评。

    6. 省级和中央驻苏单位向省档案局申报测评。市级单位申报五星级测评的,由所在市档案局审核后向省档案局申报;申报四星级、三星级、二星级、一星级测评的,向市档案局申报。县级单位申报五星级测评的,经所在县(市、区)档案局同意,由所在市档案局审核后向省档案局申报;申报四星级测评的,由所在县(市、区)档案局审核后向所在市档案局申报;申报三星级、二星级、一星级测评的,向所在县(市、区)档案局申报。

    申报单位应向组织测评单位提交书面申请,并附档案工作测评申报表(表1)一式3份,自检情况报告(包括单位概况,档案工作概况,档案工作组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等情况,存在问题及努力方向)、测评打分表(表2)各1份。

    向省档案局申报测评,应同时登陆江苏档案信息网(http://www.dajs.gov.cn)进行网上申报。市、县级单位由所在市档案局统一上网申报,省级和中央驻苏单位自行上网申报。

    7. 档案行政管理部门在收到申请后,依据本规范,对申报材料进行初审,决定是否受理申报。

    8. 省档案局负责组织测评组对受理的省级单位、中央驻苏单位和申报五星级的市、县级单位档案工作进行测评,并委托市、县(市、区)档案局组织测评组对各自受理范围内的单位档案工作进行测评。上级主管部门参加本系统档案工作测评。必要时可邀请有关专家参与测评工作。

    市辖区档案局无法独立组织测评工作的,由所在市档案局组织测评。

    9. 五星级测评组由5-7名档案专业人员组成,其他等级测评组由3-5名档案专业人员组成。

    10. 档案工作现场测评程序包括听取汇报、审查申报材料及相关证明材料、实地检查、反馈测评结论等。

    11. 省档案局负责省级、中央驻苏单位所有等级和市、县级单位五星级的核准工作并公布结果,委托市档案局负责本辖区内市、县级单位四星级、三星级、二星级和一星级的核准工作并公布结果。市档案局应于每年年底前将核准结果汇总报省档案局备案。

    县(市、区)档案局应将其组织测评的单位的书面申请、自检情况报告、测评程序、意见、测评组成员签名表、打分表各1份,测评申报表一式3份,汇总报所在市档案局核准。

    12. 省档案局对通过档案工作测评的单位颁发等级证书,对三星级及以上等级的单位有关人员颁发荣誉证书。

    13. 等级证书和荣誉证书是衡量单位档案工作管理水平、评选先进、评聘专业技术职务的重要依据。获得等级证书的单位应当对本单位档案工作中做出突出成绩的部门和人员给予奖励。

    14. 测评等级有效期为5年。在有效期内未晋升更高等级的单位应当在有效期满前3个月提出复查申请,经复查合格后办理换证手续。对到期未按规定提出复查申请或复查不合格的单位,原测评等级自动失效。

    复查工作程序同测评工作程序。

 

表1  《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评申报表

单位名称

 

成立

时间

 

通讯地址

 

邮政

编码

 

申报等级

 

原有等级

 

获得

时间

 

单位负责人

姓      名

 

档案工作分管

领 导 姓 名

 

职务

 

档案工作

机    构

名  称

 

成立

时间

 

联系

电话

 

负责人姓名

 

归属

部门

 

档案工作

人    员

档案部门工作人员数量

 

兼职档案

人员数量

 

档案用房

库房面积(m2)

 

办公用房面积(m2)

 

阅档用房面积(m2)

 

陈列室面积(m2)

 

档   案   数   量

文书档案

会 计 档 案(卷)

照片档案

录音、录像档案(盒)

光       盘(张)

基 建 档 案(卷)

设 备 档 案(卷)

档 案 总 数(卷)

排 架 长 度(米)

(卷)

(件)

(册)

(张)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案

 

设施

 

设备

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

申 报

单 位

自 检

意 见

(单位签章)

年    月    日

(单位签章)

年    月    日

年    月    日

测评组组长签名:

年    月    日

(单位签章)

年    月    日

 


 

表2  《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评打分表

编 号

标准

自检

扣分

扣分原因

测评

扣分

扣分原因

1.1.1

1

 

 

 

 

1.1.2

1

 

 

 

 

1.1.3

1

 

 

 

 

1.1.4

1

 

 

 

 

1.2.1

2

 

 

 

 

1.2.2

1.5

 

 

 

 

1.2.3

4.5

 

 

 

 

1.3.1

2

 

 

 

 

1.3.2

2

 

 

 

 

1.4.1

1

 

 

 

 

1.4.2

1

 

 

 

 

2.1.1

2

 

 

 

 

2.1.2

8

 

 

 

 

2.1.3

1

 

 

 

 

2.1.4

2

 

 

 

 

2.1.5

1

 

 

 

 

2.2.1

1.5

 

 

 

 

2.2.2

1

 

 

 

 

2.2.3

8

 

 

 

 

2.2.4

1

 

 

 

 

2.3.1

2

 

 

 

 

2.3.2

4

 

 

 

 

2.3.3

3.5

 

 

 

 

2.3.4

1.5

 

 

 

 

2.3.5

1

 

 

 

 

2.3.6

3

 

 

 

 

2.3.7

2

 

 

 

 

2.4.1

2

 

 

 

 

2.4.2

1.5

 

 

 

 

2.4.3

1

 

 

 

 

2.5.1

4

 

 

 

 

2.5.2

2

 

 

 

 

3.1.1

2

 

 

 

 

3.2.1

3.5

 

 

 

 

3.3.1

3.5

 

 

 

 

3.3.2

1.5

 

 

 

 

3.4.1

5

 

 

 

 

3.4.2

1

 

 

 

 

3.5.1

4.5

 

 

 

 

3.6.1

2

 

 

 

 

4.1.1

2

 

 

 

 

4.1.2

2.5

 

 

 

 

4.2.1

2.5

 

 

 

 

4.2.2

2

 

 

 

 

4.2.3

2

 

 

 

 

4.2.4

2

 

 

 

 

4.3.1

10

 

 

 

 

4.4.1

3

 

 

 

 

自  检

总得分

标“*”

条款得分

测  评

总得分

标“*”

条款得分

 

 

 

 

 

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